Exitium pone a disposición de sus clientes un servicio integral de custodia documental que se destaca por la implementación de rigurosas medidas de seguridad. Nuestro objetivo es garantizar la preservación de los documentos y mantener un control de acceso estricto. Además, complementamos este servicio con la destrucción certificada de documentos cuando sea necesario.
En Exitium, nos comprometemos a conservar la documentación de nuestros clientes desde el momento en que la recogemos en sus instalaciones hasta su posterior destrucción. Contamos con un centro de custodia documental que ofrece más de 1000 estantes, y cumplimos con todas las medidas de seguridad necesarias para asegurar la perfecta conservación de los documentos hasta su eliminación certificada.
Además, en Exitium nos aseguramos de cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), manteniendo la confidencialidad y la seguridad de los datos en todo el proceso.
Ahorro de espacio
Al externalizar la custodia de archivos, se reduce el espacio necesario para el archivo interno, lo cual permite utilizarlo para otros fines o incluso prescindir de él, lo que se traduce en un ahorro de costos.
Conservación de documentos
Nuestro servicio garantiza la conservación de los documentos mediante medidas de seguridad físicas que normalmente no están disponibles en las instalaciones de nuestros clientes.
Tratamiento confidencial
Todos los archivadores definitivos son tratados de manera confidencial y cumpliendo con la Ley de Protección de Datos.
Destrucción controlada
Realizamos la destrucción de documentos de forma controlada sin que estos salgan de nuestras instalaciones. Si el cliente lo solicita, los archivos designados para la destrucción pasan por un proceso que cumple con las máximas medidas de seguridad.
Seguridad y confidencialidad
Contamos con un sistema de videovigilancia tanto externa como interna para garantizar en todo momento la seguridad y confidencialidad de los documentos.
Consultoría
Realizamos un estudio detallado de cómo se organiza su archivo, el volumen de consultas, los criterios para la destrucción certificada de documentos, entre otros aspectos relevantes.
Transporte
Los archivadores son introducidos en contenedores seguros y se utilizan referencias para su posterior ubicación en el archivo. Realizamos el traslado de la documentación cumpliendo con las máximas medidas de seguridad. Si el cliente lo prefiere, también puede entregar la documentación en nuestras instalaciones, donde se certifica su recepción.
Ubicación
Al llegar la documentación a nuestras instalaciones, se realiza un inventario y se registra en nuestro sistema de gestión. Luego, se coloca la documentación en la ubicación correspondiente para agilizar las búsquedas.
Servicio
Cuando el cliente requiere acceder a la documentación, solo necesita proporcionar los números de referencia preestablecidos y especificar el método de consulta, ya sea física o digital.
Destrucción certificada
Llegado el momento y cumplidos los plazos acordados, Exitium se encarga de la destrucción certificada de la documentación sin que esta abandone nuestras instalaciones. Esto garantiza la máxima confidencialidad de los documentos y el cumplimiento de la LOPD.
Seguridad y confidencialidad
En Exitium, contamos con un sistema de videovigilancia externa e interna que asegura en todo momento la seguridad y confidencialidad de la documentación.
Financiado por el Programa Kit Digital. Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España «Next Generation EU».
